エクセルでラベルシールの作り方！設定から印刷ズレ対策まで解説

こんにちは。ビジネスツールファイル、運営者のみさきです。

職場で急に大量の宛名ラベルが必要になったり、自宅の収納をきれいに整えたいとき、「手持ちのエクセルで簡単にラベルシールを作れたらいいのに」と思ったことはありませんか？

専用ソフトは便利そうだけど導入が面倒だし、できれば使い慣れたエクセルでサクッと済ませたいですよね。この記事では、エクセルを使った基本のラベル作成術から、よくある「印刷ズレ」の悩み解消法まで、私の経験をもとに分かりやすくご紹介します。

エクセルでのラベルシールの作り方とワード連携の手順

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「ラベルシール 作り方 エクセル」と検索する方の多くは、手持ちのデータを使って効率よくラベルを作成したいと考えているのではないでしょうか。

前半では、主に2つの作成パターンを解説します。一つ目は、ダイソーやセリアなどの100均で購入できる安価なラベル用紙に合わせて、エクセルのセルを方眼紙のように調整して直接印刷する「グリッド方式」です。

二つ目は、大量の宛名ラベルや商品管理シールを作成する際に最適な、エクセルで住所録を管理し、ワードの「差し込み印刷」機能を使ってレイアウトする連携技です。

特に初心者がつまずきやすい、画面上のセル幅と実際の印刷サイズのズレを解消するため、ミリ単位での正確な設定方法や、デザイン済みのおしゃれな無料テンプレートの活用術もあわせて紹介します。まずは基本となるこの2つの手法をマスターして、コストを抑えつつ思い通りのラベルを作ってみましょう。

ダイソーやセリアの100均の用紙に合わせる設定

100円ショップで販売されているラベルシールは、10シート入りで110円などコスパが最強ですよね。でも、パッケージを開けてみて「あれ？これ、どのテンプレートを使えばいいの？」と途方に暮れた経験はありませんか？メーカー純正品と違って専用ソフトが対応していなかったり、型番で検索してもヒットしなかったりするのが100均ラベルの悩ましいところです。

そんなときに役立つのが、エクセルを方眼紙のように使うテクニックです。この方法なら、テンプレートが存在しない激安のラベル用紙や、海外製の特殊なサイズのシールでも、定規一本あれば自由自在に作れます。

ポイントは、文字を入力するラベル本体のセルだけでなく、シールとシールの間にある余白（スペーサー）の部分も、独立した列や行として確保することです。

スペーサー列を活用したレイアウト術

ラベル用紙をよく見てみると、シールとシールの間に数ミリの隙間（マージン）がありませんか？ 例えば、横に2枚並んでいるタイプの場合、エクセルで単純に「A列」「B列」と2列だけで作ってしまうと、この真ん中の隙間が無視されてしまい、印刷すると中央に寄って盛大にズレてしまいます。

プリンターは「ここは隙間だから飛ばそう」とは考えてくれません。そのため、エクセル側で物理的な隙間を作ってあげる必要があります。具体的には、以下のように「データ列」と「スペーサー列」を交互にサンドイッチする構成にします。

行（縦方向）についても考え方は全く同じです。「ラベルの高さの行」と「上下の隙間の行」を交互に設定していきます。こうすることで、セリアやダイソーのどんなに特殊な寸法のラベルでも、自分で完璧なテンプレートを再現できるのです。

セリアなどの商品パッケージの裏面には、必ず「ラベルサイズ」「余白サイズ」などのミリ単位の数値が記載されています。これを捨てずに、定規代わりにエクセルに入力していきましょう。最初は少し手間ですが、一度作ってファイルを保存しておけば、一生使える「マイ・テンプレート」になりますよ。 [/st-mybox]

セルのサイズをmm単位で正確に設定する方法

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「エクセルでラベルを作ろう！」と意気込んで列の幅を変えようとしたら、「8.38」のような謎の数字が表示されて困ったことはありませんか？これは「文字数」を基準にしたエクセル独自の単位で、定規で測った「20mm」や「5cm」とは全く別物なんです。

「じゃあ、電卓で計算しないといけないの？」…いいえ、そんな必要はありません。実は、設定をひとつ変えるだけで、定規と同じ「mm（ミリメートル）」単位で直感的にサイズ指定できるようになるんです。

WindowsとMacでは設定の場所が少し異なるので、それぞれのOSに合わせて手順を解説します。

【Windows】単位をミリメートルに変更する手順

Windows版のエクセルでは、「オプション」の深い階層にある設定を変更します。

1. 画面左上の「ファイル」タブをクリックし、一番下の「その他」から「オプション」を開きます。
2. 左側のメニューから「詳細設定」を選びます。
3. 右側の画面を下にスクロールし、「表示」というグループを探します。
4. 「ルーラーの単位」という項目があるので、プルダウンから「ミリメートル」を選択して「OK」をクリックします。
5. 元の画面に戻り、「表示」タブの「ブックの表示」グループから「ページレイアウト」をクリックします。

これで準備完了です。列番号（A, B...）や行番号（1, 2...）の上で右クリックして「列の幅」や「行の高さ」を選ぶと、単位が「mm」になっているはずです。

【Mac】単位をミリメートルに変更する手順

Mac版をお使いの方も多いですよね。Macの場合は「環境設定」から変更します。

1. 画面上部のメニューバーにある「Excel」をクリックし、「環境設定」を開きます。
2. 「作成」グループにある「全般」アイコンをクリックします。
3. 「ルーラーの単位」という項目があるので、「ミリメートル」に変更して画面を閉じます。
4. エクセルの画面に戻り、「表示」タブから「ページレイアウト」表示に切り替えます。

入力した数値が勝手に変わってしまう現象について

いざ「20mm」と入力してOKを押したあと、もう一度設定画面を開くと「19.8mm」や「20.1mm」のように微妙に数値が変わっていることがあります。

「えっ、バグ！？」と焦るかもしれませんが、これは故障ではありません。エクセルは画面上のドット数（ピクセル）で計算しているため、mmに換算する際にどうしても端数が出てしまうんです。

0.1〜0.2mm程度の誤差であれば、家庭用プリンターの紙送り誤差の範囲内ですので、あまり神経質にならず「だいたい合っていればOK」と割り切って進めるのがコツですよ。

住所録データを使ったワード差し込み印刷のやり方は？

年賀状の宛名や、社員全員分の備品管理シールなど、1枚ずつ内容が異なるラベルを作る場合、エクセル上でセルをコピー＆ペーストして作ろうとしていませんか？数枚ならまだしも、数十枚、数百枚となると、その作業はまさに修行…。しかも、貼り付けミスなどのヒューマンエラーも起きやすくなります。

そんな時こそ、「ワードの差し込み印刷」機能の出番です。これは、エクセルを「データベース（情報の保管場所）」、ワードを「レイアウトエンジン（表示する場所）」として役割分担させる、事務職必須のテクニックです。一度設定してしまえば、データが1,000件あっても一瞬でラベルが完成しますよ。

失敗しない差し込み印刷の4ステップ

慣れてしまえば5分で終わる作業ですが、手順を一つ飛ばすだけで「全部同じ人の名前になっちゃった！」という失敗が起こります。以下の流れをしっかり押さえておきましょう。

1. 【エクセル】データの準備： まずエクセルで住所録を作ります。一番上の行（1行目）には必ず「氏名」「郵便番号」「住所」といった項目名（ヘッダー）を入れてください。ここが空白だったり、セルの結合が含まれていたりすると、ワードがデータを正しく認識できません。
2. 【ワード】ラベル用紙の設定： ワードを開き、「差し込み文書」タブから「差し込み印刷の開始」→「ラベル」を選択します。ここで、使用するラベル用紙のメーカー（A-one、コクヨなど）と型番を選びます。もしリストにない激安ラベルなどを使う場合は、「新しいラベル」ボタンから、定規で測ったサイズを入力してカスタム登録しましょう。
3. 【ワード】データの読み込み： 「宛先の選択」→「既存のリストを使用」をクリックし、先ほど保存したエクセルファイルを選択します。「シートの選択」画面が出たら、データが入っているシートを選んでOKを押します。
4. 【ワード】配置とデザイン： 最初のラベル（左上）の枠内で、クリックしてカーソルを点滅させます。「差し込みフィールドの挿入」ボタンを押し、「氏名」や「住所」などの項目を選んで配置していきます。この段階で、フォントサイズや中央揃えなどのデザインを完璧に整えておきましょう。

最後に「完了と差し込み」→「個々のドキュメントの編集」を選べば、すべてのデータが差し込まれた新しいワードファイルが生成されます。いきなり印刷せず、一度ファイルとして書き出すことで、文字数が多い人の改行位置などを個別に修正できるので安心ですよ。

公式の詳細な手順やトラブルシューティングについては、マイクロソフトのサポートページもあわせて確認してみてください。 （出典：Microsoftサポート『印刷用ラベルを作成する』）

おしゃれな無料テンプレートをダウンロードして使う

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「自分でレイアウトを調整するのは自信がない」「もっとデザイン性の高いラベルを作りたい」という場合は、無理に自作せず、ネット上で配布されている無料テンプレートを活用しましょう。一からグリッドを作る手間が省け、ダウンロードして文字を打ち替えるだけですぐに印刷作業に入れます。

おすすめの無料テンプレート配布サイト

エクセル形式で使えるおしゃれなテンプレートは、主に以下のようなサイトで見つけることができます。

• Microsoft Office 楽しもうOffice： マイクロソフトの公式サイトです。「ラベル」「宛名」などのキーワードで検索すると、エクセルやワードでそのまま使える高品質なテンプレートが多数ヒットします。公式だけあって互換性の心配も少なく、ビジネスから家庭用まで幅広いデザインが揃っています。
• ビズ研（Biz研）： ビジネス向けのテンプレート配布サイトですが、宛名ラベルのテンプレートも充実しています。シンプルな実用タイプが多いので、職場で使う場合におすすめです。
• 素材ラボ： クリエイターが投稿したイラストやテンプレートが無料でダウンロードできるサイトです。「北欧風」「アンティーク」「手書き風」など、デザイン性の高い可愛いラベルを探している方にピッタリです。

また、もしエクセル形式にこだわらないのであれば、ラベル用紙メーカー（エーワンやコクヨ）の公式サイトで配布されているワード用のテンプレートも活用できます。

検索する際は、「エクセル ラベル テンプレート おしゃれ」や「宛名ラベル エクセル 無料」といったキーワードで探してみると、好みのデザインが見つかりやすいですよ。気に入ったテンプレートを保存しておけば、次回からはそのファイルをコピーして使い回せるので、作業時間が劇的に短縮されます。

大手メーカー「エーワン」の公式サイトでは、宛名ラベルだけでなく、様々な用途に合わせたテンプレートや素材が無料で公開されており、デザインの参考になります。 （出典：エーワン『ラベル屋さん デザインテンプレート 宛名ラベル』）

エクセルを活用したラベルシールの作り方と印刷のコツ

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エクセルでのラベルシールの作り方を実践する中で、最も多くのユーザーが直面する課題が印刷ズレです。画面上では完璧に見えても、実際に印刷すると枠から文字がはみ出してしまうことは珍しくありません。

後半では、そうした失敗を防ぐための実践的なテクニックと、エクセル作業を補完する便利なツールを紹介します。プリンター特有の余白設定によるズレを解消するドライバ設定や、レイアウト崩れを完全に防ぐためのPDF変換テクニックは必見です。

また、商品管理に役立つQRコードの生成方法や、エクセル操作が難しく感じた場合に使えるラベル屋さんなどのメーカー製Webアプリとの連携、さらにPCを使わずにスマホだけで完結できる登録不要のWebツールなど、作業効率を劇的に向上させる応用ワザを網羅しました。

これらを活用して、市販品のようなクオリティの高いラベルを完成させましょう。

印刷位置がズレるときの原因と修正テクニックは？

画面上では完璧にレイアウトしたはずなのに、いざ印刷してみると「全体的に数ミリ上にズレている」「下に行くほどズレが大きくなる」…なんてこと、よくありますよね。これは、作成したデータが間違っているわけではなく、プリンターの「紙送り」の特性や、ドライバーの設定に原因があるケースがほとんどです。

ラベルシールは通常のコピー用紙よりも厚みがあり、裏面に糊がついている特殊な構造をしています。そのため、いつも通りの設定で印刷してしまうと、プリンター内部のローラーが滑ったり、送り出しのタイミングが狂ったりして、物理的なズレが発生してしまうのです。

絶対に確認すべき「3つの設定ポイント」

印刷ズレを防ぐためには、印刷ボタンを押す前に、プリンターのプロパティ（詳細設定）で以下の3点を必ずチェックしてください。

特に「フチなし印刷」は要注意です。デザインを端まで印刷したい気持ちはわかりますが、ラベル印刷においては「禁じ手」と考えてください。どうしても背景色を端まで入れたい場合は、データ側でラベルの枠よりも2〜3mm大きく色を塗っておく（塗り足しを作る）のがプロのやり方です。

また、ラベル用紙メーカーの最大手であるエーワン（A-one）の公式サイトでも、印刷ズレの主な原因として「用紙種類の設定ミス」や「拡大縮小設定」について注意喚起がなされています。 （出典：エーワン™『ラベル印刷がずれてしまう場合の対処法』）

紙を無駄にしない「テスト印刷」の裏ワザ

設定を見直しても、機種によってはどうしてもクセでズレてしまうことがあります。そんな時、高価なラベル用紙を使って微調整するのはお財布に痛いですよね。

そこで、本番の印刷前に以下の方法でテストを行いましょう。

1. まず、普通のコピー用紙（A4など）に印刷します。
2. 印刷したコピー用紙と、まだ使っていないラベル用紙を重ねます。
3. 部屋の照明や窓の光にかざして「透かし」て見ます。

こうすれば、ラベルの枠線に対して文字がどのくらいズレているか、透視して確認できます。もし「右に2mmズレてるな」と分かったら、エクセルの余白設定や、ラベル作成ソフトの「印刷位置補正機能」を使って、その分だけ逆に数値をずらせば完璧です。

ズレ防止のためにPDFへ変換してから印刷する

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エクセルで直接印刷ボタンを押したとき、画面で見ているレイアウトと印刷結果が微妙に変わってしまう…という経験はありませんか？

これは、エクセルが印刷よりも計算や画面表示を優先するソフトであるため、お使いのパソコンやプリンタードライバーの環境によって、文字の幅や行送りが勝手に再計算されてしまうことが原因です。

そこでおすすめなのが、「一度PDFに保存してから印刷する」というテクニックです。

PDFは別名「電子の紙」とも呼ばれ、どんな環境で開いてもレイアウトを崩さずに表示・印刷することを目的に作られたフォーマットです。これを経由することで、エクセル特有のズレを強制的にロックすることができます。

PDF化から印刷までの鉄板ルート

以下の手順で印刷を行えば、ｍｍ単位で設定したレイアウトをそのまま紙に落とし込むことができます。

1. PDFとして保存する： エクセルの「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選び、ファイル形式のプルダウンメニューから「PDF (*.pdf)」を選択して保存します。（「エクスポート」から「PDF/XPS ドキュメントの作成」を選んでもOKです）
2. Adobe Acrobat Readerで開く： 保存したファイルをダブルクリックすると、EdgeやChromeなどのブラウザで開いてしまうことがありますが、これでは機能不足です。必ず、無料の「Adobe Acrobat Reader」などの専用ソフトで開いてください。
3. 「実際のサイズ」で印刷する： 印刷画面を開き、「ページサイズ処理」の項目で、「実際のサイズ」または「カスタム倍率：100%」を選択して印刷を実行します。

なお、ラベルシール大手の「エーワン」の公式サイトでも、印刷ズレが起きる場合の解決策として、PDFへの書き出し印刷が推奨されています。 （出典：エーワン™『ラベル印刷がずれてしまう場合の対処法』）

エクセル機能でQRコードやバーコードを作成

商品管理のためのJANコードや、自社サイトへ誘導するためのQRコードをラベルに入れたい場面、ありますよね。そんな時、わざわざ外部の作成サイトで作った画像を保存して、エクセルに貼り付けて…なんて面倒な作業をしていませんか？

実は、エクセルには標準機能や便利な関数、アドインを使って、シート上で直接コードを生成する機能が備わっています。これらを使えば、商品リストのコードが変わったらバーコードも自動で変わる、なんて仕組みも簡単に作れますよ。

1. 【本格派】自動更新される「Microsoft Barcode Control」を使う方法

Windows版のエクセル（およびAccess）がインストールされている環境であれば、標準搭載されている開発者向け機能「ActiveXコントロール」を使うのが最もおすすめです。この方法の最大のメリットは、セルの値とリンクさせて動的にコードを変化させられる点です。

【作成手順】

1. 「開発」タブを表示する： 初期状態では隠れています。リボンの上で右クリック→「リボンのユーザー設定」を開き、右側のリストにある「開発」にチェックを入れてOKを押します。
2. コントロールを挿入する： 「開発」タブ→「挿入」→「ActiveXコントロール」グループの右下にある「コントロールの選択（工具箱のアイコン）」をクリックします。
3. バーコード機能を選ぶ： リストの中から「Microsoft Barcode Control 16.0」を探して選択し、OKを押します。マウスでシート上をドラッグすると、バーコードの仮画像が現れます。
4. 種類をQRコードに変更する： バーコードを右クリックし、「Microsoft Barcode Control 16.0 オブジェクト」→「プロパティ」を選びます。「スタイル」のプルダウンから「11 - QR Code」を選べばQRコードに、「7 - Code-128」などを選べばバーコードになります。
5. セルと連動させる： ここが重要です！もう一度右クリックして「プロパティ（P）」を選び、出てきた小窓の「LinkedCell」という欄に「A1」や「B2」のように参照したいセル番地を入力します。これで、指定したセルの文字を書き換えるだけで、QRコードも自動的に変化するようになります。

2. 【関数派】IMAGE関数とWeb APIを使う方法（Office 365など）

「開発タブとか難しそう…」「マクロを使わずにやりたい」という方で、Office 365やExcel 2021以降をお使いなら、「IMAGE関数」を使うのが最も手軽で現代的な方法です。インターネット上のQRコード生成サービス（Web API）経由で画像を取得して表示させます。

【数式の例】 セルA1に入力されたURLをQRコードにしたい場合、任意のセルに以下のように入力します。

=IMAGE("https://api.qrserver.com/v1/create-qr-code/?size=150x150&data=" & A1)

これだけで、A1のセルの内容に応じたQRコードがポンと表示されます。オートフィルで下にコピーすれば、100件でも一瞬で生成できますよ。

3. 【手軽派】無料アドイン「QR4Office」を使う方法

古いバージョンのエクセルや、もっと直感的に作りたい場合は、Officeストアから無料で追加できるアドイン「QR4Office」が便利です。

1. 「挿入」タブ→「アドインを入手」をクリックします。
2. 検索窓に「QR4Office」と入力して検索し、「追加」ボタンを押します。
3. 画面右側に専用のパネルが表示されるので、URLやテキストを入力します。
4. 色やサイズをプレビューを見ながら調整し、「Insert」ボタンを押すと、画像としてシートに貼り付けられます。

こちらは画像として生成されるためセルの値とは自動連動しませんが、カラーQRコードなども簡単に作れるのが魅力です。用途に合わせて使い分けてみてくださいね。

ラベル屋さんや合わせ名人のWeb版を活用する

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ここまでエクセルとワードを連携させる方法をお伝えしてきましたが、正直に言うと「設定がちょっと難しい…」「もっと手軽に、お店みたいなデザインを作りたい！」と感じた方もいるかもしれません。

そんな方に全力でおすすめしたいのが、用紙メーカーが無料で提供している「Web版ラベル作成アプリ」です。

昔は専用ソフトをパソコンにインストールする必要がありましたが、今はブラウザ上で動く「Web版」が主流です。エーワンの「ラベル屋さん」や、コクヨの「合わせ名人」などが代表的ですね。これらは自社製品の用紙に合わせて1ミリの狂いもなく設計されているので、面倒な余白設定や位置合わせは一切不要なんです。

ドラッグ＆ドロップで一括読み込み

「でも、住所録はエクセルで作っちゃったし…また入力し直し？」なんて心配は無用です。 これらのアプリには、エクセルで作ったデータをそのまま読み込んで、ラベルに配置する「差し込み機能」が標準搭載されています。しかも、ワードよりも直感的で分かりやすいのが特徴です。

【エーワン「ラベル屋さん」の場合】 業界標準とも言えるエーワンのツールは、操作が非常にシンプルです。「差し込み新規作成」モードを選び、デスクトップにあるエクセル（XLSX）ファイルをブラウザ画面にドラッグ＆ドロップするだけで読み込みが完了します。あとは「氏名」や「住所」といった項目ブロックを、ラベルのデザイン画面に配置していくだけで完成です。

【コクヨ「合わせ名人」の場合】 コクヨのツールには、事務職の方に絶賛される「神機能」があります。それは「コピー＆ペーストでのデータ取り込み」です。 いちいちファイルを保存して読み込ませなくても、エクセル画面で表をガーッと選択してコピーし、合わせ名人のデータ画面に「貼り付け」するだけで連携できるんです。ちょっとした修正もWeb上で行えるため、急いでいる時には最強のツールになります。

ワードのような「Next Record」などの難しい設定を覚える必要もありません。もし、お手持ちのラベル用紙がこれらのメーカー製なら、迷わず公式ツールを使うのが、実は一番の近道かもしれません。

各ツールの使い方は、公式サイトで動画付きのガイドが公開されています。 （出典：エーワン™『ラベル屋さん™ソフト』公式サイト）

エクセルを用いたラベルシールの作り方のまとめ

エクセルを使ったラベルシール作りは、最初はセルの幅調整やプリンター設定に少しハードルを感じるかもしれません。ですが、一度マスターしてしまえば、コストを抑えながら自由自在にアイテムを整理整頓できる強力な武器になります。

ぜひご自身に合ったやり方を見つけて、世界に一つだけのオリジナルラベルを作ってみてください。この記事の情報が、日々の事務作業や整理整頓の効率化につながれば幸いです。